INTERNAL CONTROL

内部統制システムに関する基本方針

はじめに

ノバシステム株式会社(以下、当社という)は会社法及び会社法施行規則に基づき、下記の通り業務の適正を確保するための体制(内部統制システム)を定め、内部統制システムの構築に必要な体制の整備を図る。

内部統制システムに関する基本方針

取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合する事を確保するための体制
取締役及び使用人は法令や定款の順守及び倫理に基づき誠実で公正な行動をする事を根幹とし、これを「コンプライアンス基本方針」に定める。
取締役及び使用人は組織、職務分掌、職務権限に関する各規程に従い業務を執行する。
当社は、リスクコンプライアンス委員会を原則、四半期に1度開催し、取締役の業務執行が当社の事業上のリスクや法令遵守の状況を確認し、法令に適合する体制を構築している。
取締役の職務の遂行に係る情報の保存及び管理に関する体制
取締役会議事録、株主総会議事録等、取締役の職務の執行に係る重要文書を文書管理規程に従い適切に保存・管理し、取締役はこれらの文書を常時閲覧可能とする。
損失の危機の管理に関する規則その他の体制
「リスクコンプライアンス規程」に基づき、リスクコンプライアンス委員会を設置し、各リスクについて網羅的、体系的な管理を実施する。
不測の事態が発生した場合には、必要に応じて顧問弁護士等の外部専門機関とともに、迅速かつ的確な対応を行い、損害やリスクの拡大を最小限にとどめる体制を整備する。
取締役の職務の執行が効率的に行われる事を確保するための体制
取締役の職務の遂行が効率的に行わる事を確保するための体制の基礎として、定時取締役会を原則、月1回開催する他、必要に応じて臨時取締役会を開催する。
監査役がその職務を補助すべき使用人を置く事を求めた場合の当該使用人に関する事項及びその使用人の取締役からの独立性に関する事項
監査役が必要とした場合、監査役の職務を補助する使用人を配置する体制をとる。
当使用人の取締役からの独立性を確保するため、取締役の指揮、命令を受けないものとし、当使用人の人事異動、人事評価、懲戒処分等については監査役の同意を得る。
補助使用人への職務権限の付与、同使用人への指揮命令権を監査役が有する旨を明確にする等、監査役から同使用人への指示について、その実効性を担保するために必要な措置を講じる。また、補助使用人の評価については、監査役の評価を加味して行う。
取締役及び使用人が監査役に報告するための体制及びその他の監査役への報告に関する体制
取締役及び使用人は、法令、定款及び社内規程、その他重大な倫理に違反したこと又は会社に著しい損害を及ぼす恐れのある事実を知ったときは、速やかに監査役に報告する。
監査役又は監査役会に対して、定期的に報告を行う事項及び報告を行う取締役を、監査役と協議して決定する。臨時的に報告を行うべき事項についても同様とする。
内部通報制度に基づく通報及び監査役に対する職務の執行状況その他に関する報告を行った事を理由として、不利益な取り扱いを行う事を禁止し、「内部通報制度運用規程」で定める通報者の保護に基づき、当該報告をした者の保護を行う。
監査役の職務の執行について生ずる費用の前払又は償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項
監査役が職務の執行のために合理的な費用の支払いを求めたときは、これに応じる。
その他の監査役の監査が実効的に行われる事を確保するための体制
監査役は、取締役会に出席する他、必要と認める重要な会議に出席し、意見を述べる事ができる。
監査役は、代表取締役社長と定期的な会合を開催し、意見交換を行う。
監査役と内部監査室及び会計監査人との定期的な情報交換等を通じて得られる多様な意見について、その提起を積極的に求める。
財務報告の信頼性を確保するための体制
財務報告の信頼性を確保するため、金融商品取引法等の法令に準拠し、財務諸表に係る内部統制の仕組みの構築を行い、継続的に評価し、不備があれば是正を行う体制を整備する。
反社会的勢力排除に向けた基本的な考え及びその整備状況
社会の秩序や企業の健全な活動に脅威を与える反社会的勢力に対して、その圧力に屈する事なく、毅然とした態度で臨むものとし、これらの勢力からの要求を断固拒否し、一切の関係を持たない事を基本方針とする。
顧問弁護士及び所轄警察署と連携を図りながら、引き続き反社会的勢力を排除するための体制の整備を推進する。

制定日 2022年 3月14日
ノバシステム株式会社 代表取締役 芳山 政安

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